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收发E-mail的十大准则
哈佛商学院在电信史上第一次提出了'收发E -mail的十大准则'。太对了,是该为网络空间制订一些规则了:为了让你有一个全面的了解,我们来向你介绍他们制订的在编写和使用E-mail时的准则。

  1.及时删除

  '检查所有E-mail的标题,将过时的E-mail或是垃圾邮件及时删除。'

  在信箱中堆积E-mail毫无意义,如果文件很大还会毫无必要地占用空间。就像清除无用的信函那样,将无用的E-mail也清除掉吧。

  2.不加附件

  '在企业界,许多人浪费许多精力和时间来与那些格式不兼容、毫无内容或是永远无法打开的附件作斗争。'

  最好的做法就是不到万不得已不要发附件。在接受附件时也千万小心,不要接受从陌生地址发来的附件,其中可能藏有病毒。

  3.三思而行

  '不要在你疲劳、紧张或愤怒的情况下发E-mail。这种状态下你很容易变得暴躁、易怒和挑剔。你可能需要很多时间来消除一时造成的损失。'

  要像对待信函或者电话一样对待你的E-mail,三思而行,等你自己平静下来以后再按下发送的按键。

  4.绝非万能

  '不要用E-mail来代替面对面的会见,特别是在你要批评一个人、辞退一个人或是表彰一个人的时候。'

  什么交流方式都比不上实实在在的面谈。记住,用E-mail与人沟通容易造成缺乏敬意的印象。

  5.保留地址

  '永远不要从你的通讯录中删除人名或者地址,很可能你什么时候就会再需要他们。'

  利用所有E-mail能够提供给你的资源,要学会使用所有的功能。

  6.不加壁纸

  '许多公司内部的网络禁止为E-mail加上华丽的壁纸,不要尝试违反这个规定。

  壁纸不仅仅是被视为垃圾,而且也会使E-mail变得'体积庞大',令人讨厌。特别是那些内容空洞的E-mail。

  7.不传流言

  '不要用E-mail系统来传播关于具体某人的流言蜚语。E-mail不仅仅是易于复制消息的工具,也可以成为法庭上的证据。'

  记住,使用E-ml很容易将这些流言传播到当事人的耳中。

  8.郑重对待

  '回复一封气愤或是侮辱性的E-mail是一个大错。'

  不要在E-mail中写下见不得人的语言,不然你会被看做是一个缺乏价值不值得敬重的人。

  9.最后手段

  '当你希望召集你的同事来开会时,首先考虑的方式是电话,然后是电话留言,最后才考虑E-mail。'

  个人会面比计算机之间的电子交流更为亲切。不要通过E-mail邀请朋友来共进晚餐或是通知同事召开会议。

  10.学会谅解

  '如果你希望安全完美地发送一个信息,请不要使用E-mail,去寻找其他的手段。'

  许多时候,E-MI系统就像是'邮件的百慕大三角区',经常会莫名其妙地出现地址、打印甚至语法错误。

  最好的方法是在发送以前将E-mail打印出来仔细检查,谁都做不到十全十美。

中国科学技术大学
继续教育学院

2005-11-22

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